Chatten und Besprechungen

Modul 7: Zusammenarbeit, Apps und Sicherheit · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie eine europäische Alternative zu Chat und Videotelefonie auswählen und den Umstieg von Teams, Slack oder Zoom regeln, einschließlich des Umgangs mit dem Chatverlauf.

Kernbegriffe: Chat, Unterhaltung oder Kanal, Videokonferenz, Gast ohne Konto, Lobby (Warteraum), Moderator, Transportverschlüsselung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Chatverlauf, Aufbewahrungspflicht, offener Standard (Matrix), selbst hosten

Warum Chat der schwierigste Teil ist

E-Mail, Kalender und Dateien haben offene Standards: IMAP, CalDAV, WebDAV. Die können Sie von einem Anbieter zum anderen kopieren. Bei Chat und Besprechungen ist das anders. Microsoft Teams, Slack, Zoom und WhatsApp haben jeweils ihr eigenes System. Eine Unterhaltung aus Teams können Sie nicht in eine andere Chat-App "importieren". Sie fangen also neu an.

Das klingt schlimmer, als es ist. Bei Bakkerij De Korrel geht es um drei Dinge: schnell einem Kollegen etwas fragen ("sind die Rosinenbrötchen schon fertig?"), einmal pro Woche eine Besprechung mit den Bäckern, die von zu Hause aus an der Planung arbeiten, und gelegentlich ein Videogespräch mit einem Kunden oder Lieferanten. Das können Sie in jedem modernen Chatprogramm. Das Schwierige liegt in den Gewohnheiten und in den alten Nachrichten.

Was brauchen Sie? Vier Fragen

Bevor Sie ein Programm auswählen, beantworten Sie vier Fragen:

Europäische und offene Alternativen

Es gibt grob zwei Arten von Lösungen: Chat und Telefonie als Teil Ihrer Cloud-Umgebung, und eigenständige Programme.

Zwei Dinge fallen auf. Die Schweiz und das Vereinigte Königreich sind keine EU-Mitglieder. Für beide Länder hat die Europäische Kommission jedoch einen Angemessenheitsbeschluss gefasst: Daten dürfen dorthin ohne zusätzliche Maßnahmen übermittelt werden (Lektion 2.1). Und "Open Source, entwickelt von einem amerikanischen Unternehmen" (Jitsi) bedeutet etwas anderes als "Dienst eines amerikanischen Unternehmens". Wenn Sie Jitsi auf einem eigenen Server oder bei einem europäischen Anbieter betreiben, läuft Ihr Gespräch nicht über 8x8. Die Software gehört allen; der Dienst gehört dem, der den Server betreibt.

Transport, Ende-zu-Ende und wer den Server betreibt

Fast alle Programme verschlüsseln die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und dem Server. Das nennt man Transportverschlüsselung. Jemand im gleichen WLAN kann dann nicht mitlesen, aber der Server selbst kann das grundsätzlich schon.

Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können nur die Teilnehmer das Gespräch lesen oder hören, auch der Administrator des Servers nicht. Threema und Wire tun das standardmäßig. Matrix kann das pro Unterhaltung, und in Element ist es für private Unterhaltungen standardmäßig aktiviert. Bei Nextcloud Talk und Jitsi hängt es von der Version und den Servereinstellungen ab. Gehen Sie dort davon aus, dass der Administrator des Servers Chatnachrichten sehen kann, sofern Ihr Anbieter nicht schriftlich etwas anderes angibt.

Für eine Bäckerei, die die Planung bespricht, reicht Transportverschlüsselung meist aus, sofern der Server bei einem Anbieter steht, dem Sie vertrauen und der europäischem Recht unterliegt. Besprechen Sie medizinische Daten oder vertrauliche Verhandlungen, dann wiegt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schwerer.

Gäste, Lobby und Moderatoren

Kunden und Lieferanten haben kein Konto in Ihrer Umgebung. Dafür gibt es einen Gastlink: Jeder mit dem Link kann über den Browser teilnehmen, ohne etwas zu installieren. Das ist praktisch und zugleich ein Risiko, denn ein Link kann weitergeleitet werden.

Drei Gewohnheiten machen es sicher:

1. Versehen Sie den Link mit einem Passwort und senden Sie es über einen anderen Kanal, zum Beispiel per SMS.
2. Verwenden Sie eine Lobby (Warteraum): Gäste warten, bis ein Moderator die Besprechung öffnet und sie hereinlässt.
3. Deaktivieren Sie den Gastzugang nach der Besprechung, oder erstellen Sie für jede Besprechung eine neue Unterhaltung.

Was machen Sie mit dem alten Chatverlauf?

Die Nachrichten aus Teams, Slack oder WhatsApp werden nicht übernommen. Entscheiden Sie daher vorab:

• Was muss aufbewahrt bleiben? Absprachen mit Kunden, Entscheidungen, Angebote, die in einem Chat besprochen wurden. Diese gehören eigentlich nicht nur in einen Chat. Legen Sie sie vor dem Umstieg in einem Dokument oder per E-Mail ab.
• Was kann weg? Das meiste: "bin 5 Minuten später", Fotos vom Mittagessen, einzelne Fragen.
• Wie bewahren Sie den Rest auf? Teams und Slack verfügen über Exportfunktionen für Administratoren (in Microsoft 365 über eDiscovery, in Slack über die Exportfunktion des Workspace, je nach Ihrem Abonnement). Sie erhalten dann Dateien (häufig JSON oder HTML), die Sie als Archiv in einem Ordner mit eingeschränktem Zugriff aufbewahren. Durchsuchbar in Ihrem neuen Chatprogramm werden sie dadurch nicht.
• Wie lange? Bewahren Sie das Archiv so lange auf, wie es für Ihre Verwaltung oder Ihre Absprachen nötig ist, und nicht länger. Enthält es personenbezogene Daten, gilt die DSGVO auch für das Archiv.

Legen Sie auch die Dateien, die in Teams-Kanälen geteilt wurden, separat ab. Diese befinden sich in Microsoft 365 meist in SharePoint oder OneDrive und werden mit der Dateimigration übernommen (Lektion 6.1), nicht mit dem Chat.

Der Umstieg selbst

Ein Chatprogramm funktioniert erst, wenn alle es nutzen. Halb umsteigen ist am schlechtesten: Dann weiß niemand mehr, wo eine Nachricht steht. Daher:

1. Wählen Sie ein festes Datum, an dem das neue Programm das einzige Chatprogramm wird.
2. Legen Sie vorab die Unterhaltungen an, die Sie benötigen: eine allgemeine Unterhaltung, eine pro Team (bei De Korrel: "Bäckerei", "Laden", "Lieferung") und eine für die wöchentliche Besprechung.
3. Lassen Sie alle die App vor diesem Datum auf Telefon und Computer installieren (Lektion 7.2).
4. Setzen Sie im alten Programm eine angeheftete Nachricht: "Ab Montag chatten wir in Talk. Hier nicht mehr antworten."
5. Stellen Sie das alte Programm nach einigen Wochen auf Nur-Lesen und beenden Sie es danach.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

In diesem Beispiel verwenden wir Nextcloud Talk in einem WebOké Nextcloud. Talk ist in Paketen mit einer Office-Lizenz enthalten. Sie öffnen Talk über das Symbol oben. Auf der Startseite stehen Ihre Unterhaltungen links, mit der Schaltfläche Besprechung jetzt beginnen erstellen Sie sofort eine Besprechung mit einem Link, und mit Geräte prüfen testen Sie Kamera und Mikrofon. Gastzugang aktivieren Sie pro Unterhaltung unter Unterhaltungseinstellungen, unter Administration; dort legen Sie auch ein Passwort fest. Die Lobby befindet sich unter Treffen. Gespräche aufzeichnen und Anrufe an gewöhnliche Telefonnummern sind in dieser Umgebung nicht möglich.

Bei anderen Nextcloud-Anbietern sowie bei Matrix-, Jitsi- oder BigBlueButton-Diensten funktioniert es ähnlich: Gastlink, Passwort, Warteraum und Moderatoren heißen manchmal anders, aber das Prinzip ist dasselbe.

Zusammenfassung

• Chatunterhaltungen werden nicht in ein neues Programm übernommen. Legen Sie Wichtiges vorab in einem Dokument oder per E-Mail ab, exportieren Sie den Rest als Archiv.
• Wählen Sie anhand von vier Fragen: wer, wie viele, was muss aufbewahrt werden, wie sensibel.
• Transportverschlüsselung schützt unterwegs; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt auch vor dem Server. Wer den Server betreibt, zählt mit.
• Sicher mit Gästen: Passwort, Lobby, Gastzugang nach der Besprechung deaktivieren.
• Steigen Sie zu einem festen Datum um, mit bereits installierten Apps.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe E7.1: Ihren Chat-Umstieg vorbereiten. Beantworten Sie die vier Fragen aus dieser Lektion für Ihre eigene Organisation, erstellen Sie eine Liste der Chatgruppen und Kanäle, die Sie derzeit haben, und bestimmen Sie pro Gruppe: was aufbewahrt bleiben muss, wo es abgelegt wird, und welche Unterhaltung im neuen Programm sie ersetzt.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• Nextcloud-Anleitung 10.1: Was ist Talk und wer hat es?
• Nextcloud-Anleitung 10.3: Videotelefonie und Besprechungen: Kamera, Mikrofon, Hintergrund und Hand heben
• Nextcloud-Anleitung 10.5: Gäste über einen Link einladen (ohne Konto)
• Nextcloud-Anleitung 16.22: Gäste in einem Talk-Meeting mit einem Warteraum (Lobby)
• Videoanrufe in Nextcloud Talk funktionieren nicht: Ursachen und Lösungen
• Matrix-Spezifikation: https://spec.matrix.org/