Modul 9 · 9.1
Deutsch
Den Umstieg Ihren Kolleginnen und Kollegen erklären
Modul 9: Menschen und Regeln · Lesezeit: 10 Minuten
Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie einen Kommunikations- und Schulungsplan erstellen, mit dem Ihre Kolleginnen und Kollegen den Umstieg mittragen, und Sie wissen, wie Sie mit Widerstand umgehen.
Kernbegriffe: Warum-Geschichte, Zeitplan, "Was ändert sich für mich?", Botschafter, Schulung nach Rolle, Spickzettel, Fragestunde, häufig gestellte Fragen, Rückmeldung, Widerstand, Barrierefreiheit
Technik ist die Hälfte, Menschen die andere Hälfte
Ein Umstieg scheitert selten an der Technik. Er scheitert, wenn Kolleginnen und Kollegen nicht wissen, warum er nötig ist, sich am Tag des Wechsels nicht anmelden können, ihre Dateien nicht finden oder heimlich im alten Dienst weiterarbeiten. Dann haben Sie zwei Systeme nebeneinander, Dateien gehen verloren und der Ärger wächst.
Bei Bakkerij De Korrel arbeiten zwölf Personen: Bäcker, die um vier Uhr anfangen, zwei Zusteller mit nur einem Telefon, eine Verkäuferin, die die Bestellungen per E-Mail verwaltet, und Sanne, die alles organisiert. Jeder hat andere Fragen. Ein guter Plan berücksichtigt das.
Diese Lektion handelt von Menschen; die Lektionen 9.2 und 9.3 behandeln die Regeln. Dies ist eine Erläuterung, keine Rechtsberatung.
Schritt 1: die Warum-Geschichte
Menschen verändern sich leichter, wenn sie verstehen, warum. Erklären Sie es in einfachen Worten und wenigen Sätzen. Keine juristischen Begriffe, keine Panik. Für De Korrel:
"Wir ziehen unsere E-Mail, unseren Kalender und unsere Dateien zu einem europäischen Anbieter um. Dort unterliegen unsere Daten und die unserer Kunden europäischen Regeln, und wir haben mehr selbst in der Hand. Für euch ändert sich vor allem, wo ihr euch anmeldet und wie manche Apps heißen. Wir helfen jedem beim Einstieg."
Achten Sie darauf, was NICHT darin vorkommt: kein "der alte Dienst war schlecht". Kolleginnen und Kollegen haben jahrelang gut damit gearbeitet. Wer das Alte schlechtmacht, erntet Verteidigung.
Schritt 2: Was ändert sich für mich?
Jeder will zuerst wissen, was es für ihn oder sie bedeutet. Erstellen Sie pro Gruppe eine kurze Übersicht. Ein Spickzettel hilft: ein A4-Blatt mit "früher" und "jetzt".
| Früher | Jetzt | Was Sie tun |
|---|---|---|
| E-Mail in der App des alten Dienstes | E-Mail in der App E-Mail oder Outlook, neue Einstellungen | Konto mit der Anleitung hinzufügen, altes Konto erst nach dem Wechsel entfernen |
| Online-Ordner | Dateien in der neuen Cloud (zum Beispiel Nextcloud) | Desktop-App installieren, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden |
| Online-Dokumente | Online-Office in der neuen Cloud (zum Beispiel Euro-Office) | Dateien wie gewohnt öffnen; Makros funktionieren nicht (siehe Lektion 6.5) |
| Chat mit dem Team | Chat in der neuen Cloud (zum Beispiel Talk) | App auf Ihrem Telefon installieren; alter Chat bleibt bis zu einem Datum lesbar |
| Kalender Zustellrouten | Geteilter Kalender in der neuen Cloud | Kalender auf Ihrem Telefon hinzufügen (Schritt für Schritt auf dem Spickzettel) |
Vermerken Sie auch, was sich nicht ändert. "Ihre E-Mail-Adresse bleibt gleich" ist für viele Menschen die wichtigste Beruhigung.
Schritt 3: ein Zeitplan mit festen Momenten
Kommunizieren Sie nicht nur einmal, sondern zu festen Zeitpunkten. Ein Beispiel, das zum Migrationsplan aus Lektion 3.3 passt:
| Wann | Nachricht | Kanal |
|---|---|---|
| 4 Wochen vor dem Wechsel | Die Warum-Geschichte, das Datum, was von Ihnen erwartet wird | Teambesprechung und eine kurze E-Mail |
| 2 Wochen davor | Einladung zur kurzen Schulung und zum Spickzettel | E-Mail und Aushang in der Kantine |
| 1 Woche davor | "Räumt eure alten Ordner auf, legt ab Freitag nichts Neues mehr im alten Dienst ab" | E-Mail, Chat |
| Der Tag davor | "Morgen meldet ihr euch so an", mit den Zugangsdaten über einen sicheren Kanal | Persönlich oder telefonisch |
| Der Tag des Wechsels | Jemand ist für Fragen erreichbar (Fragestunde) | Vor Ort |
| 1 Woche danach | "Was läuft noch nicht?" | Kurze Runde oder Formular |
| 4 Wochen danach | "Der alte Dienst wird am [Datum] abgeschaltet" |
Eine gute Gewohnheit: Senden Sie niemals Passwörter und Benutzernamen in derselben Nachricht. Und warnen Sie alle davor, dass der Anbieter niemals nach einem Passwort oder Code fragt. Ein Umstieg ist für Betrüger ein guter Moment für gefälschte Nachrichten ("Ihr neues Konto: hier anmelden").
Schritt 4: Botschafter und Schulung nach Rolle
Suchen Sie ein oder zwei Botschafter: Kolleginnen und Kollegen, die daran Freude haben, als Erste beim Pilotprojekt (Lektion 3.3) mitmachen und danach anderen helfen. Eine Frage an eine Kollegin oder einen Kollegen ist niedrigschwelliger als eine Frage an die Chefin oder den Chef.
Schulen Sie nach Rolle, kurz und praxisnah:
- Alle (20 Minuten): Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ihre Dateien finden, eine Datei freigeben, E-Mail und Kalender auf Ihrem Telefon.
- Personen mit vielen Dokumenten (30 Minuten): gemeinsam bearbeiten, Versionen wiederherstellen, Schriftarten und Formate (Lektion 6.3 und 6.4).
- Administratoren (eine Stunde oder mehr): Benutzer anlegen, Lizenzen, Backups, was zu tun ist, wenn jemand austritt (Lektion 7.3 und 8.1).
Lassen Sie die Teilnehmenden es während der Schulung selbst tun, auf ihrem eigenen Telefon. Wer den Kalender einmal selbst hinzugefügt hat, kann es danach.
Denken Sie an Barrierefreiheit: große Schrift auf dem Spickzettel, ein kurzer Film statt langem Text, und Hilfe für Kolleginnen und Kollegen, die weniger digital versiert sind oder die Sprache weniger gut beherrschen.
Schritt 5: Widerstand ernst nehmen
Widerstand ist normal und oft berechtigt. Hören Sie zu, was dahintersteckt:
| Was Sie hören | Was oft dahintersteckt | Was hilft |
|---|---|---|
| "Es hat doch gut funktioniert?" | Gewohnheit, kein erlebtes Problem | Die Warum-Geschichte, ohne das Alte schlechtzumachen |
| "Ich habe dafür keine Zeit" | Arbeitsbelastung | Kurze Schulung, zu einem ruhigen Zeitpunkt, und jemand, der mithilft |
| "Meine Makros funktionieren nicht mehr" | Ein echtes Problem | Ernst nehmen: lösen oder eine Ausnahme vereinbaren (Lektion 6.5) |
| "Ich habe Angst, dass ich Dinge verliere" | Unsicherheit | Zeigen, dass alles kopiert wurde, und wie man eine alte Version wiederherstellt |
| "Das europäische Zeug ist sicher schlechter" | Vorstellung, keine Erfahrung | Vorführen; ein Botschafter, der es begeistert nutzt |
Ein echtes Problem (wie ein Makro, das die Bestellliste erstellt) ist kein Widerstand, sondern Information. Lösen Sie es, bevor Sie weitermachen.
Schritt 6: Rückmeldung und Abschluss
Führen Sie eine Liste der Fragen, die häufig wiederkehren, und erstellen Sie daraus eine kurze Liste mit häufig gestellten Fragen. Fragen Sie nach einer Woche und nach einem Monat, was noch nicht gut läuft. Feiern Sie auch den Erfolg: ein Umstieg ist eine Leistung des ganzen Teams.
In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus
Die meisten Anbieter haben eine Anleitung, die Sie für Ihren Spickzettel nutzen können. Bei WebOké enthält die Nextcloud-Anleitung zum Beispiel einen Artikel "Schnellstart: die fünf Dinge, die Sie am ersten Tag tun", und die Euro-Office-Anleitung einen Artikel darüber, was sich für Nutzer beim Umstieg vom alten Nextcloud Office ändert. Bei anderen Anbietern suchen Sie nach einer "Erste Schritte"- oder "Quick Start"-Seite. Verlinken Sie dorthin, statt alles selbst zu schreiben.
Zusammenfassung
- Ein Umstieg gelingt oder scheitert bei den Menschen: erklären Sie warum, was sich für sie ändert und was nicht.
- Erstellen Sie einen Spickzettel "früher und jetzt" und einen Zeitplan mit festen Kommunikationsmomenten.
- Arbeiten Sie mit Botschaftern und kurzen Schulungen je Rolle, bei denen die Teilnehmenden es selbst tun.
- Nehmen Sie Widerstand ernst; ein echtes Problem ist Information, keine Verweigerung.
- Warnen Sie vor gefälschten Nachrichten während des Umstiegs und senden Sie Passwörter nie zusammen mit dem Benutzernamen.
Quiz
Aufgabe
Aufgabe E9.1: Ihr Kommunikationsplan. Erstellen Sie für Ihre eigene Organisation eine Warum-Geschichte mit höchstens fünf Sätzen, einen Spickzettel mit mindestens fünf Zeilen "früher und jetzt", einen Zeitplan mit mindestens fünf Kommunikationsmomenten, und benennen Sie ein oder zwei Botschafter.
Aufgabe E9.1: Ihr Kommunikationsplan
Schreiben Sie die Warum-Geschichte, erstellen Sie die Spickzettel und die Zeitleiste und benennen Sie Botschafter.
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Weiterführende Lektüre
Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.
- Nextcloud-Anleitung 2.6: Schnellstart: die fünf Dinge, die Sie am ersten Tag erledigen
- Euro-Office Handbuch 1.3: Euro-Office oder das alte Nextcloud Office: Was ändert sich für Sie?
- Euro-Office Handbuch 13.2: Der Umstieg auf Euro-Office
- Nextcloud-Anleitung 14.2: Benutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen