Modul 8 · 8.2

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IMAP-Synchronisierung und der MX-Umzug

Modul 8: Umziehen und Ihre Domain in Ordnung bringen · Lesezeit: 12 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie Postfächer mit einer IMAP-Synchronisierung kopieren, den MX-Umzug durchführen und mit DNS-Abfragen kontrollieren, dass neue Mail an der richtigen Stelle ankommt.

Kernbegriffe: IMAP-Synchronisierung (imapsync), Quelle und Ziel, Ordner koppeln (Sent/Gesendet), erste und zweite Runde, Duplikate vermeiden, Message-ID, Quota und große Anhänge, MX-Änderung, TTL und Caches, Übergangszeit, alten Server vorübergehend über den Servernamen erreichen, Geräte umstellen, mail.<domain> zeigt bereits auf den neuen Server

Wie eine IMAP-Synchronisierung funktioniert

Eine IMAP-Synchronisierung ist ein Programm, das sich gleichzeitig bei zwei Postfächern anmeldet: der Quelle (dem alten Postfach) und dem Ziel (dem neuen). Es liest die Liste der Ordner in der Quelle aus, legt diese Ordner im Ziel an und kopiert pro Ordner jede Nachricht, die im Ziel noch fehlt. Das bekannteste Programm ist imapsync, ein Open-Source-Programm, das viele Anbieter hinter ihrem Migrationswerkzeug einsetzen.

Wichtig zu wissen:

Es wird kopiert, nicht verschoben. In der Quelle ändert sich nichts. Deshalb können Sie in aller Ruhe kopieren, während das alte Postfach ganz normal weiter funktioniert.
Eine zweite Runde überspringt, was bereits vorhanden ist. Das Programm erkennt Nachrichten, die bereits im Ziel liegen, meistens am Message-ID-Header sowie an ein paar weiteren Headern. Dadurch können Sie so oft synchronisieren, wie Sie möchten, ohne Duplikate zu bekommen.
Markierungen werden mitgenommen: gelesen, beantwortet, markiert. Dadurch sieht das neue Postfach genauso aus wie das alte.
Das Ziel muss groß genug sein. Bricht die Synchronisierung auf halbem Weg ab, ist das neue Postfach meist voll. Vergrößern Sie die Quota und starten Sie neu: Sie setzt dort fort, wo sie war.

Ordner koppeln: Gesendet ist nicht immer Gesendet

Jeder Anbieter nennt die speziellen Ordner anders. Bei dem einen heißt der Ordner mit gesendeter Mail Sent, bei dem anderen Sent Items, Gesendete Objekte oder INBOX.Sent. Gmail hat keine echten Ordner, sondern Labels, und zeigt sie über IMAP als Ordner wie [Gmail]/Gesendet und [Gmail]/Alle Nachrichten an.

Ohne Koppelung erhalten Sie im neuen Postfach einen Ordner Sent Items neben dem eigenen Ordner Gesendet, und Ihr E-Mail-Programm verwendet nur einen von beiden (Lektion 3.1). Gute Migrationswerkzeuge koppeln die speziellen Ordner automatisch; imapsync hat dafür die Option --automap, und mit --regextrans2 können Sie selbst Namen umwandeln. Prüfen Sie nach der ersten Runde, ob Ihre gesendete Mail im richtigen Ordner liegt.

Zwei Punkte, auf die Sie bei Gmail achten sollten:

Alle Nachrichten ([Gmail]/All Mail) enthält alle Mail, auch alles, was in anderen Labels liegt. Kopieren Sie diesen Ordner mit, bekommen Sie alles doppelt. Überspringen Sie ihn meistens, außer wenn Sie Mail haben, die ausschließlich archiviert ist.
Eine Nachricht mit drei Labels liegt über IMAP in drei Ordnern und wird also dreimal kopiert. Das ist so gewollt, zählt aber für Ihren Speicherplatz mit.

Ordner mit Kalendereinträgen oder Kontakten (bei Microsoft 365 und Exchange sehen Sie diese über IMAP manchmal auch) können nicht als Mail kopiert werden. Ein gutes Werkzeug überspringt sie und meldet das.

Die erste Runde

Starten Sie die erste Runde reichlich vor dem MX-Umzug, wenn die neuen Postfächer bereitstehen. Sie benötigen pro Postfach:

den IMAP-Server der Quelle (zum Beispiel imap.mailprovider.example, oder den Servernamen Ihres alten Hostingpakets);
die Adresse und das Passwort (oder App-Passwort, oder einen Microsoft-Login, Lektion 8.1) der Quelle;
die Adresse und das Passwort des Ziels sowie den Servernamen des neuen Anbieters.

Eine Falle: Ist Ihr alter IMAP-Server als mail.example.com eingestellt, und haben Sie das DNS bereits umgezogen? Dann zeigt mail.example.com möglicherweise schon auf den neuen Server, und das Programm kopiert vom neuen in das neue Postfach. Verwenden Sie für die Quelle deshalb den festen Servernamen Ihres alten Anbieters (der steht in Ihrer alten Willkommens-E-Mail oder im Kundenbereich), nicht einen Namen unter Ihrer eigenen Domain.

Große Postfächer mit vielen Anhängen dauern lange: Rechnen Sie bei vielen Gigabyte mit Stunden. Lassen Sie das Programm einfach laufen; die meisten Werkzeuge setzen nach einer Unterbrechung dort fort, wo sie waren.

Der MX-Umzug

Sind die Postfächer kopiert und stehen die Einträge für SPF, DKIM und DMARC bereit (Lektion 8.1, Schritt 3)? Dann stellen Sie die MX-Einträge auf die Werte um, die der neue Anbieter angibt. Danach:

Prüfen Sie beim zuständigen Nameserver, ob der neue MX-Eintrag dort steht. Das sehen Sie sofort, ohne Cache:

$ dig +short NS example.com
ns1.dns.example.
ns2.dns.example.
$ dig +norecurse MX example.com @ns1.dns.example.
;; ANSWER SECTION:
example.com.     300   IN   MX   10 mx1.newprovider.example.
example.com.     300   IN   MX   20 mx2.newprovider.example.

Prüfen Sie bei einem öffentlichen Resolver, was der Rest des Internets sieht. Erhalten Sie dort noch den alten Wert, hat dieser Resolver ihn noch in seinem Cache, bis die TTL abläuft:

$ dig MX example.com @9.9.9.9
example.com.     212   IN   MX   10 mx.oldprovider.example.

Die Zahl (212) ist die verbleibende Zeit in Sekunden. Nach dieser Zeit fragt der Resolver erneut an.

Senden Sie eine Testmail von einer Adresse außerhalb Ihrer Domain (zum Beispiel von einem kostenlosen Maildienst oder von Ihrem Telefon über mobiles Internet) und prüfen Sie, ob sie im neuen Postfach ankommt. In den Headern (Lektion 1.5) sehen Sie an den obersten Received-Zeilen, über welchen Server sie angekommen ist.

Die Übergangszeit

Während des Übergangs kommt Mail manchmal noch beim alten Server an: von Absendern, deren Resolver den alten MX noch kennt, und von Servern, die eine Nachricht in ihrer Warteschlange für den alten Server hatten. Das ist kein Problem, solange das alte Postfach weiter bestehen bleibt. Zwei Wege, um nichts zu verpassen:

Zweite Synchronisierungsrunde einen Tag nach dem Umzug (oder später, je nach alter TTL). Diese nimmt nur die neuen Nachrichten mit. Bei einem Domainumzug mit Nameserverwechsel ist es ratsam, noch eine Runde nach zwei oder drei Tagen durchzuführen.
Oder vorübergehend beide Postfächer in Ihrem E-Mail-Programm, wobei Sie das alte über den festen Servernamen des alten Anbieters einrichten. So sehen Sie etwaige Nachzügler sofort.

Mail, die Sie in dieser Zeit versenden, läuft über den ausgehenden Server, der auf Ihrem Gerät eingestellt ist. Sorgen Sie dafür, dass SPF in dieser Zeit beide Anbieter enthält, sonst kann Ihre Mail über den "falschen" Server beim Empfänger schlechter bewertet werden.

Geräte umstellen

Richten Sie auf jedem Gerät das neue Postfach als neues Konto mit IMAP und den Zugangsdaten des neuen Anbieters ein (Modul 2). Entfernen Sie danach das alte Konto. Warum nicht das bestehende Konto anpassen? Weil das Programm dann manchmal versucht, die alte lokale Kopie mit dem neuen Postfach zu synchronisieren, was zu Duplikaten oder verschwundenen Ordnern führen kann.

Vergessen Sie nicht:

Alte Konten zügig entfernen. Ein Telefon in einer Schublade, das immer wieder mit einem alten Passwort einzuloggen versucht, kann beim alten oder beim neuen Anbieter eine vorübergehende IP-Sperre verursachen (Lektion 3.4). Dann funktioniert in diesem Netzwerk plötzlich gar nichts mehr.
Alles, was per SMTP versendet: Website, Webshop, Scanner, Kassensystem (Lektion 8.1).
Signaturen, Regeln und Abwesenheitsassistenten erneut einrichten.

Erst danach kündigen

Kündigen Sie die alten Postfächer erst, wenn alles ein paar Wochen lang gut funktioniert und die letzte Synchronisierungsrunde abgeschlossen ist. Räumen Sie danach das DNS auf: den alten Anbieter aus SPF entfernen, den alten DKIM-Selector löschen, TTL wieder auf einen normalen Wert setzen.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

Bei WebOké können Sie mit dem E-Mail-Umzugswerkzeug in Mein WebOké kopieren (das wählt selbst den Servernamen bekannter Anbieter, meldet sich auch bei Microsoft an und setzt nach einer Unterbrechung fort) oder mit IMAPSync-Migrationen in DirectAdmin (Quell-Host, Benutzer und Passwort eingeben, Zielpostfach auswählen). Eine zweite Runde überspringt in beiden Fällen, was bereits kopiert wurde. Andere Anbieter haben vergleichbare Migrationshilfen; die Begriffe Quelle, Ziel und zweite Runde sind überall gleich.

Zusammenfassung

Eine IMAP-Synchronisierung kopiert pro Ordner, was im Ziel fehlt; eine zweite Runde erzeugt keine Duplikate.
Koppeln Sie spezielle Ordner (Gesendet, Papierkorb) und achten Sie bei Gmail auf Labels und Alle Nachrichten.
Verwenden Sie für die Quelle den festen Servernamen des alten Anbieters, nicht mail.<Ihre Domain>.
Nach dem MX-Wechsel: erst beim zuständigen Nameserver prüfen, dann öffentlich (TTL), dann eine Testmail von außerhalb.
Zweite Runde nach Ablauf der alten TTL, Geräte als neues Konto einrichten, alte Konten entfernen, erst nach einigen Wochen kündigen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe Z8.2: MX und TTL rund um den Umzug kontrollieren. Geben Sie Ihre eigene Domain ein (oder verwenden Sie wikipedia.org, falls Sie keine eigene Domain haben). Geben Sie an: den MX-Host mit der niedrigsten Priorität laut dem zuständigen Nameserver, die TTL des MX-Eintrags bei diesem Nameserver, und den Anbieter, bei dem Ihre Mail ankommt (Freitext). Das Programm fragt NS ab, danach MX bei einem zuständigen Nameserver ohne Cache, und MX bei einem öffentlichen Resolver. Es stellt die Antworten nebeneinander und meldet, wenn der öffentliche Resolver noch eine andere Antwort gibt (der Umzug ist dann noch nicht überall sichtbar).

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Bedienoberflächen von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

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