Ordner und Synchronisation: Warum Sie zweimal „Gesendet“ haben

Modul 3: Ihr Postfach verwalten · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wie IMAP-Ordner auf dem Server funktionieren, Ihr E-Mail-Programm die richtigen Spezialordner verwenden lassen und verhindern, dass Mails doppelt vorhanden sind oder verloren gehen.

Kernbegriffe: IMAP-Ordner, Ordnerliste auf dem Server, Spezialordner (Gesendet, Papierkorb, Entwürfe, Spam, Archiv), Special-Use (RFC 6154), Ordnerzuordnung, Ordner abonnieren, Löschen und endgültiges Löschen (Expunge), Synchronisationszeitraum, Offline-Kopie

Wo liegen Ihre Ordner eigentlich?

In Lektion 1.3 haben Sie den Unterschied zwischen IMAP und POP3 kennengelernt. Mit IMAP liegen Ihre Mails auf dem Server, und Ihr E-Mail-Programm zeigt an, was dort liegt. Das gilt auch für die Ordner. Erstellen Sie in Thunderbird einen Ordner „Angebote“, dann legt Thunderbird diesen Ordner auf dem Server an. Ihr Telefon sieht ihn danach ebenfalls, und das Webmail auch.

Genau das wollen Sie. Es bedeutet aber auch: Ein E-Mail-Programm kann auf dem Server Ordner anlegen, die Sie gar nicht beabsichtigt haben. Und wenn sich zwei Programme nicht einig sind, wie ein Ordner heißt, haben Sie zwei davon.

Einige Dinge, die Sie über Ordner auf einem IMAP-Server wissen sollten:

• Der Posteingang heißt auf dem Server immer INBOX. Das ist der einzige Ordner mit einem festen Namen. Ihr Programm übersetzt ihn in „Posteingang“, „Inbox“ oder „Eingehend“.
• Alle anderen Ordner haben einen frei wählbaren Namen. Der Server kennt keinen „echten“ Gesendet-Ordner, es sei denn, er gibt das selbst an (siehe unten).
• Unterordner werden durch ein Zeichen getrennt, meist einen Punkt oder einen Schrägstrich: INBOX.Offertes oder Offertes/2026. Das sehen Sie selten, aber es erklärt, warum manche Programme alle Ordner unter den Posteingang hängen.
• Ein Programm zeigt manchmal nur die Ordner an, die es abonniert hat. Ein Ordner, der zwar auf dem Server liegt, den Sie aber nicht abonniert haben, scheint dann verschwunden zu sein.

Das Problem mit den Spezialordnern

Ihr E-Mail-Programm braucht einige Ordner, um zu funktionieren:

Jedes Programm hat seine eigene Vorliebe. Apple Mail verwendet von Haus aus andere Namen als Outlook, und Outlook wiederum andere als die Gmail-App. Richten Sie Ihr Postfach auf drei Geräten ein, ohne darauf zu achten, kann Folgendes passieren:

• Outlook legt gesendete Mails in Sent Items ab.
• Ihr iPhone legt gesendete Mails in Sent Messages ab.
• Das Webmail legt gesendete Mails in Sent ab.

Dann haben Sie drei Gesendet-Ordner, und auf jedem Gerät sehen Sie nur einen Teil dessen, was Sie gesendet haben. Das ist die häufigste Beschwerde über IMAP: „Auf meinem Telefon sehe ich nicht, was ich vom Computer aus gesendet habe.“

Die Lösung: Special-Use

Seit 2011 gibt es eine Erweiterung von IMAP, mit der der Server angibt, welcher Ordner wofür gedacht ist: Special-Use (RFC 6154). Der Server sagt dann zum Beispiel: „Dieser Ordner heißt Sent und hat die Funktion \Sent.“ Ein modernes E-Mail-Programm übernimmt das und legt keinen eigenen Ordner mehr an.

Die meisten Mailserver unterstützen das, und die meisten Programme ebenfalls. Es geht aber immer noch oft schief bei:

• einem Postfach, das schon seit Jahren besteht und in dem alte Programme bereits eigene Ordner angelegt haben;
• einem Postfach, das von einem anderen Anbieter umgezogen ist, bei dem die Ordner anders hießen;
• Programmen, die Sie manuell eingerichtet haben, bevor der Server Special-Use angeboten hat;
• POP3 (dort gibt es keine Ordner auf dem Server, daher speichert jedes Gerät seinen eigenen Gesendet-Ordner lokal).

Die Ordner selbst richtig zuordnen

Haben Sie bereits doppelte Ordner, oder sind Sie unsicher? Dann wählen Sie pro Funktion einen Ordner und teilen jedem Programm mit, welcher Ordner das ist. Am besten wählen Sie den Ordner, den der Server selbst festlegt. Diesen erkennen Sie im Webmail: Dort steht der Gesendet-Ordner meist oben und hat ein eigenes Symbol.

Wo stellen Sie das ein?

• Thunderbird: Konten-Einstellungen, Ihr Konto, Kopien & Ordner (Gesendet, Entwürfe, Archiv) und Server-Einstellungen (was mit gelöschten Nachrichten geschieht und in welchen Ordner sie verschoben werden).
• Apple Mail auf dem Mac: Einstellungen, Konten, Ihr Konto, Postfach-Verhalten. Auf dem iPhone: Einstellungen, E-Mail, Konten, Ihr Konto, das Konto selbst, Erweitert, und dann pro Funktion den Ordner auf dem Server auswählen.
• Klassisches Outlook: Bei einem IMAP-Konto wählen Sie in den Kontoeinstellungen (Weitere Einstellungen, Erweitert) den Stammordnerpfad und den Ordner für gelöschte Elemente. Für gesendete Elemente bietet das klassische Outlook in vielen Versionen keine Auswahl: Es verwendet den Ordner, den der Server festlegt, und andernfalls einen eigenen.
• Gmail-App: arbeitet mit dem Ordner, den der Server festlegt; Sie können das nicht pro Ordner einstellen.

Anschließend verschieben Sie die Mails aus den überflüssigen Ordnern in den gewählten Ordner und löschen die leeren Ordner. Tun Sie das auf einem Gerät (am besten im Webmail oder am Computer) und warten Sie, bis die anderen Geräte die Änderung übernehmen.

Löschen funktioniert in zwei Schritten

Bei IMAP bedeutet Löschen eigentlich, ein Flag zu setzen. Eine Nachricht erhält die Markierung gelöscht (\Deleted), liegt aber noch auf dem Server. Erst wenn das Programm den Befehl Expunge gibt, ist sie wirklich weg. Die meisten Programme gehen so vor:

1. Sie drücken auf Löschen. Das Programm verschiebt die Nachricht in den Papierkorb (genauer: Es kopiert sie in den Papierkorb und markiert das Original als gelöscht).
2. Das Original wird sofort oder beim Beenden endgültig gelöscht (Expunge).
3. Erst wenn Sie den Papierkorb leeren, ist die Nachricht vom Server verschwunden.

Manche Programme sind anders eingestellt. Dann sehen Sie durchgestrichene Nachrichten, die einfach nicht verschwinden: Sie sind markiert, wurden aber nie endgültig gelöscht. Und sie zählen weiterhin zu Ihrem Speicherplatz. Suchen Sie dann in Ihrem Programm nach Ordner komprimieren (Thunderbird), Gelöschte Nachrichten endgültig löschen oder einer Einstellung wie „gelöschte Elemente beim Verlassen des Ordners endgültig löschen“.

Wichtig: Löschen auf einem Gerät ist Löschen auf allen Geräten. Darum geht es bei IMAP. Möchten Sie eine Nachricht von Ihrem Telefon entfernen, sie aber auf Ihrem Computer behalten, ist das mit IMAP nicht möglich. Sie können höchstens auf dem Telefon einen kürzeren Zeitraum synchronisieren (siehe unten).

Ist doch etwas verloren gegangen? Viele Anbieter bewahren Backups auf, aus denen sich ein Postfach oder Ordner wiederherstellen lässt, meist aber nur für einen begrenzten Zeitraum. Verlassen Sie sich darauf nicht als Archiv.

Wie viel synchronisieren Sie?

Ein E-Mail-Programm muss nicht alles abrufen. Auf dem Telefon ist es oft praktisch, nur die letzten Wochen zu synchronisieren oder nur den Posteingang per Push abzurufen. Das spart Speicherplatz und Akku. Auf dem Server ändert das nichts: Die alten Mails liegen weiterhin dort, Sie sehen sie nur auf diesem Gerät nicht.

Auf dem Computer erstellen die meisten Programme eine Offline-Kopie des Postfachs (Outlook in einer .ost-Datei, Thunderbird und Apple Mail in ihrem eigenen Ordner). Das ist eine Kopie, kein Backup: Löschen Sie etwas auf dem Server, verschwindet es auch aus der Offline-Kopie. Ein echter lokaler Ablageort ist ein Ordner, den Sie selbst unter Lokale Ordner (Thunderbird), Auf meinem Mac (Apple Mail) oder in einer .pst-Datendatei (Outlook) anlegen. Was Sie dorthin ziehen, liegt nicht mehr auf dem Server. Mehr dazu in Lektion 3.2.

In der Praxis: So sieht es in einem Panel aus

Im Webmail von WebOké (Roundcube) sehen Sie links alle Ordner des Servers. Unter Einstellungen, Ordner können Sie Ordner anlegen, umbenennen, löschen und ein Abonnement ein- oder ausschalten. Unter Einstellungen, Einstellungen (Preferences), Spezialordner sehen Sie, welcher Ordner als Gesendet, Entwürfe, Papierkorb und Spam verwendet wird. Bei WebOké legt der Server den Ordner Junk als Spamordner fest, und das Webmail zeigt ihn als Spam an. Mehr dazu lesen Sie in dem Artikel über Ordner in Ihrem Postfach. Bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich; das Webmail heißt dort vielleicht anders, aber fast jedes Webmail hat eine solche Ordnerverwaltung.

Zusammenfassung

• Mit IMAP liegen auch Ihre Ordner auf dem Server. Jedes Gerät sieht dieselben Ordner.
• Nur INBOX hat einen festen Namen. Gesendet, Papierkorb, Entwürfe und Spam heißen je nach Programm anders, es sei denn, der Server legt sie fest (Special-Use, RFC 6154).
• Doppelte Gesendet-Ordner beheben Sie, indem Sie pro Funktion einen Ordner wählen und jedes Programm darauf einstellen.
• Löschen bei IMAP bedeutet Markieren und anschließend endgültiges Entfernen (Expunge). Markierte Nachrichten zählen weiterhin zu Ihrem Speicherplatz.
• Eine Offline-Kopie ist kein Backup; ein lokaler Ordner dagegen ist ein separater Ablageort.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe O3.1: Ihre Ordner überprüfen. Öffnen Sie Ihr Postfach im Webmail und auf jedem Gerät, auf dem Sie es verwenden. Notieren Sie für jedes Gerät, welchen Ordner es für Gesendet, Papierkorb, Entwürfe und Spam verwendet. Haben Sie doppelte Ordner? Wählen Sie pro Funktion einen aus, stellen Sie jedes Gerät darauf ein, verschieben Sie die Mails und löschen Sie die leeren Ordner. Füllen Sie anschließend die Checkliste aus und beantworten Sie die Frage: Welchen Ordner hat der Server selbst festgelegt, und woran haben Sie das erkannt?

Weiterlesen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 8.7: IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied?
• IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied und was sollten Sie wählen?
• DirectAdmin Anleitung 18.11: Eine E-Mail wurde versehentlich gelöscht
• Postfach oder gelöschte E-Mails aus dem Backup wiederherstellen
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)