Ordner in Ihrem Postfach: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Archiv
In Ihrem Postfach gibt es immer einige feste Ordner: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und oft auch Archiv. Auf Ihrem Smartphone heißen sie manchmal anders als auf Ihrem Computer, und manchmal sehen Sie einen Ordner doppelt. In diesem Artikel erfahren Sie, woher E-Mail-Programme wissen, welcher Ordner wofür gedacht ist, wie das bei WebOké funktioniert und wie Sie die häufigsten Probleme lösen.
Der Standard: spezielle Ordner mit einem festen Label
Ihr E-Mail-Programm kommuniziert über IMAP mit unserem Mailserver. Für die festen Ordner gibt es eine weltweite Vereinbarung, die IMAP-Erweiterung SPECIAL-USE (RFC 6154). Der Server versieht jeden festen Ordner mit einem Label, das angibt, wofür er gedacht ist:
| Label | Wofür | Ordner auf unserem Server |
|---|---|---|
\Sent | Kopien von E-Mails, die Sie gesendet haben | Sent |
\Drafts | Nachrichten, an denen Sie noch arbeiten | Drafts |
\Trash | E-Mails, die Sie gelöscht haben | Trash |
\Junk | Spam | Junk |
\Archive | E-Mails, die Sie archiviert haben | Archive oder Archives |
\All und \Flagged | Übersichten aller E-Mails oder der markierten E-Mails | verwenden wir nicht |
Der Posteingang benötigt kein Label: Er heißt in IMAP immer INBOX. \All und \Flagged sind keine echten Ordner, sondern Übersichten, wie ‘Alle E-Mails’ bei Gmail. Möchten Sie markierte E-Mails gesammelt sehen, übernimmt Ihr E-Mail-Programm das selbst, beispielsweise mit einem intelligenten Ordner.
Ein E-Mail-Programm, das dem Standard folgt, achtet auf das Label und nicht auf den Namen. Anschließend zeigt es den Ordner mit einem Namen in Ihrer Sprache an. Deshalb sehen Sie auf Ihrem iPhone Werbung, in Outlook Junk-E-Mail und in der Webmail Spam, obwohl es auf dem Server ein und derselbe Ordner Junk ist. Was Sie in diesem Ordner tun, sehen Sie also überall.
Welchen Namen sehen Sie in welchem Programm?
Die folgenden Namen stammen aus den deutschen Versionen. Sie können je nach Version etwas abweichen.
| Programm | INBOX | Sent | Drafts | Trash | Junk | Archive |
|---|---|---|---|---|---|---|
| iPhone, iPad und Apple Mail auf dem Mac | Eingang | Gesendet | Entwürfe | Papierkorb | Werbung | Archiv |
| Neues Outlook für Windows | Posteingang | Gesendete Elemente | Entwürfe | Gelöschte Elemente | Junk-E-Mail | Archiv |
| Klassisches Outlook | Posteingang | Gesendete Elemente | Entwürfe | Gelöschte Elemente | Junk-E-Mail | Archiv |
| Thunderbird | Posteingang | Gesendet | Entwürfe | Papierkorb | Junk | Archiv |
| Gmail-App | Posteingang | Gesendet | Entwürfe | Papierkorb | Spam | Archive |
| Samsung E-Mail und andere Android-Apps | Posteingang | Gesendet | Entwürfe | Papierkorb | Spam oder Junk | Archive |
| Webmail von WebOké | Posteingang | Gesendet | Entwürfe | Gelöscht | Spam | Archiv |
Das klassische Outlook folgt dem Standard nicht immer. Es kann dann selbst zusätzliche Ordner anlegen, wie Junk-E-Mail oder Gelöschte Elemente, neben den Ordnern, die bereits auf dem Server vorhanden sind. Wie Sie das lösen, lesen Sie weiter unten.
Die Ordner im Einzelnen
Posteingang. Hier gehen alle neuen E-Mails ein, außer Spam und E-Mails, die Sie mit einem eigenen Filter in einen anderen Ordner leiten. Dies ist der einzige Ordner, der per POP3 abgerufen wird.
Gesendet. Wenn Sie eine E-Mail senden, speichert Ihr E-Mail-Programm eine Kopie in Sent auf dem Server. Dadurch sehen Sie Ihre gesendeten E-Mails auch auf Ihrem Smartphone und in der Webmail. In den meisten Programmen können Sie wählen, ob und wo diese Kopie gespeichert wird. Wählen Sie immer den Ordner auf dem Server, nicht einen Ordner auf Ihrem eigenen Computer.
Entwürfe. Eine E-Mail, die Sie noch nicht gesendet haben, landet in Drafts. So können Sie auf Ihrem Computer beginnen und auf Ihrem Smartphone fertigstellen.
Papierkorb. Löschen Sie eine E-Mail, verschiebt Ihr E-Mail-Programm sie nach Trash. Erst wenn Sie den Papierkorb leeren, ist sie wirklich weg. Bis dahin zählt sie zum Speicherplatz Ihres Postfachs.
Spam (Junk). Spam, den unser Server erkennt, landet hier. Es ist auch der Ordner, in den Sie selbst Spam verschieben. Wie der Spamfilter funktioniert und wie streng er ist, lesen Sie in Wie hält WebOké Spam ab?
Archiv. Mit der Schaltfläche Archivieren entfernen Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang, ohne sie zu löschen. Der Ordner liegt auf dem Server, Sie finden die E-Mails also auf all Ihren Geräten wieder. Sie zählen allerdings zu Ihrem Speicherplatz. Möchten Sie alte E-Mails dagegen vom Server entfernen, lesen Sie E-Mails lokal speichern, um Speicherplatz auf dem Mailserver zu sparen.
So funktioniert es bei WebOké
- Alle festen Ordner folgen dem Standard. Sent, Drafts, Trash und Junk sind in jedem Postfach vorhanden und immer sichtbar. Archive legt Ihr E-Mail-Programm an, sobald Sie zum ersten Mal etwas archivieren.
- Spam landet in Junk. Spam, den der Server abfängt, landet im selben Ordner, in dem auch Sie Spam markieren. Es gibt keinen separaten Spam-Ordner unter dem Posteingang mehr.
- Der Spamfilter lernt von Ihnen. Ziehen Sie eine Nachricht nach Junk oder verwenden Sie die Schaltfläche für unerwünschte E-Mails, lernt der Filter, dass es sich um Spam handelt. Ziehen Sie eine erwünschte Nachricht aus Junk zurück in den Posteingang, lernt der Filter, dass es kein Spam ist. Weitere Tipps finden Sie in Wie trainieren Sie den Spamfilter?
- Das Webmail verwendet dieselben Ordner. Was Sie im Webmail sehen, ist genau das, was auf dem Server liegt. Siehe Zum Webmail gelangen und was zu tun ist, wenn die Anmeldung nicht funktioniert.
- Verwenden Sie IMAP, nicht POP3. Mit POP3 ruft Ihr Programm nur den Posteingang ab. Sie sehen dann weder Junk noch gesendete E-Mails von anderen Geräten noch andere Ordner. Lesen Sie IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied?
Ordner anzeigen oder ausblenden: abonnieren
Ein E-Mail-Programm zeigt nur die Ordner an, die Sie abonniert haben. Ein Ordner, den Sie nicht abonniert haben, existiert ganz normal, mit allen E-Mails darin, erscheint aber nicht in Ihrer Ordnerliste. Sehen Sie einen Ordner im Webmail, aber nicht in Ihrem Programm, oder umgekehrt, ist das fast immer die Ursache.
- Webmail: Einstellungen, Ordner, und dann der Schalter neben dem Ordner.
- Thunderbird: Rechtsklick auf Ihre E-Mail-Adresse, Abonnieren.
- Klassisches Outlook: Rechtsklick auf Ihre E-Mail-Adresse, IMAP-Ordner.
Junk und die anderen festen Ordner müssen Sie nicht selbst aktivieren: Sie sind bei jedem Postfach immer sichtbar.
Häufige Probleme
Ich habe zwei Ordner für gesendete E-Mails, etwa Gesendet und Gesendete Elemente. Dann verwendet eines Ihrer Programme einen eigenen Ordner statt Sent. Stellen Sie in jedem Programm den Ordner für gesendete E-Mails auf den Ordner mit dem Label ein, ziehen Sie die E-Mails aus dem zusätzlichen Ordner dorthin und löschen Sie den leeren zusätzlichen Ordner. Dasselbe gilt für Papierkorb und Gelöschte Elemente. Befinden sich auf dem Server auch Ordner wie Sent Messages oder Sent Items, zum Beispiel von einem alten Gerät, versieht unser Server auch diese mit dem Label \Sent. Wählen Sie dann einen davon aus, am besten Sent.
Das klassische Outlook legt einen eigenen Ordner Junk-E-Mail an. Outlook hat einen eigenen Spamfilter, unabhängig von unserem. Schalten Sie ihn aus, dann bleibt aller Spam an einem Ort: Klicken Sie auf Start, Junk-E-Mail, Junk-E-Mail-Optionen, und wählen Sie Keine automatische Filterung. Verschieben Sie anschließend den Inhalt von Junk-E-Mail nach Junk und löschen Sie den leeren Ordner, sofern Outlook dies zulässt.
Das klassische Outlook speichert gesendete oder gelöschte E-Mails nicht auf dem Server. Öffnen Sie Datei, Kontoeinstellungen, wählen Sie Ihre Adresse und klicken Sie auf Ändern und dann auf Weitere Einstellungen. Wählen Sie dort, sofern Ihre Version dies anbietet, für gesendete und gelöschte Elemente den Ordner auf dem Server (Sent und Trash). Lassen Sie das Feld Stammordnerpfad leer. Funktioniert das nicht, entfernen Sie das Konto und fügen Sie es erneut als IMAP hinzu. Siehe Outlook für Windows (neu und klassisch).
Meine gesendeten E-Mails erscheinen nicht auf meinem Telefon oder im Webmail. Prüfen Sie zuerst, ob Sie IMAP verwenden. Mit POP3 liegen gesendete E-Mails nur auf dem Gerät, mit dem Sie sie versenden. Verwenden Sie IMAP, prüfen Sie in Ihrem Programm, welchen Ordner es für gesendete E-Mails verwendet. In Thunderbird finden Sie das unter Konten-Einstellungen, Kopien & Ordner. Auf dem iPhone gehen Sie zu Ihrem Account, Erweitert, und wählen beim Postfachverhalten die Ordner auf dem Server. Siehe auch Thunderbird und iPhone und iPad.
Ich sehe den Spam nicht. Prüfen Sie, ob Sie IMAP verwenden, und sehen Sie in dem Ordner nach, den Ihr Programm Werbung, Junk-E-Mail oder Spam nennt. Wie streng der Filter ist und ob Spam mit einer sehr hohen Punktzahl sofort gelöscht wird, stellen Sie unter SpamAssassin einrichten ein.
Wie lange bleiben Papierkorb und Spam gespeichert?
Unser Server löscht nichts automatisch aus dem Papierkorb oder aus Junk. E-Mails bleiben dort, bis Sie oder Ihr E-Mail-Programm den Ordner leeren, und zählen so lange zum Speicherplatz Ihres Postfachs. Leeren Sie beide Ordner daher hin und wieder. Wie voll Ihr Postfach werden darf, lesen Sie in Speicherplatz pro Postfach und was passiert, wenn es voll ist.
Möchten Sie, dass dies automatisch geschieht, stellen Sie es in Ihrem E-Mail-Programm ein. Auf dem iPhone wählen Sie bei Ihrem Account unter Erweitert, nach welcher Zeit gelöschte Nachrichten entfernt werden dürfen. In Thunderbird aktivieren Sie unter Server-Einstellungen die Option, den Papierkorb beim Beenden zu leeren. Alte E-Mails auf einmal entfernen können Sie auch in DirectAdmin: Lesen Sie Postfach bereinigen, um in DirectAdmin Speicherplatz freizugeben.
Zu WebOké wechseln oder umziehen
Ziehen Sie Ihre E-Mails mit dem E-Mail-Umzugstool oder mit IMAPSync in DirectAdmin um, werden alle Ihre Ordner mitgenommen, mit dem Namen, den sie bei Ihrem alten Anbieter hatten. Deshalb haben Sie nach dem Umzug manchmal einen Ordner wie Gesendete Elemente oder Gelöschte Elemente neben Sent und Trash. Das ist kein Problem: Es geht nichts verloren. Möchten Sie alles an einem Ort haben, ziehen Sie die E-Mails in den festen Ordner und löschen Sie anschließend den leeren alten Ordner. Richten Sie außerdem Ihre Geräte neu ein, damit sie die festen Ordner unseres Servers verwenden.