Einen öffentlichen Link erstellen: Ansicht, Bearbeitung, Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit

Mit einem öffentlichen Link geben Sie eine Datei oder einen Ordner für jeden frei, auch für Personen ohne Nextcloud. Wer den Link hat, kann ihn in seinem Browser öffnen. Sie bestimmen selbst, ob die andere Person nur ansehen oder auch bearbeiten darf, und Sie können ein Passwort und ein Ablaufdatum festlegen.

Einen Link erstellen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, wählen Sie Details und öffnen Sie die Registerkarte Teilen.
2. Klicken Sie unter Externe Freigaben auf das Plus-Symbol bei Öffentlichen Link erstellen.
3. Der Link wird erstellt und erscheint als Freigabe Link in der Liste. Mit der Kopierschaltfläche (1) setzen Sie ihn in Ihre Zwischenablage; fügen Sie ihn in eine E-Mail, eine WhatsApp-Nachricht oder einen Chat ein. Mit den drei Punkten (2) öffnen Sie das Menü des Links.

Die Einstellungen des Links

Unter dem Namen des Links steht, was der Empfänger darf, zum Beispiel Nur anzeigen. Klicken Sie darauf, um das schnell zu ändern. Im Menü mit den drei Punkten finden Sie:

1. Link anpassen: alle Einstellungen des Links, siehe unten.
2. QR-Code erzeugen: ein QR-Code für den Link, praktisch für ein Poster oder einen Flyer.
3. Weiteren Link hinzufügen: ein zweiter Link mit anderen Einstellungen.
4. Freigabe aufheben: den Link widerrufen.

Wählen Sie Link anpassen für die Einstellungen:

Oben wählen Sie aus, was der Empfänger darf: Nur anzeigen, Bearbeitung erlauben oder Benutzerdefinierte Berechtigungen. Bei einem Link auf einen Ordner können Sie der anderen Person auch nur das Ablegen von Dateien erlauben, siehe Dateien zuschicken lassen: Dateiablage und Dateianfrage. Klappen Sie danach Erweiterte Einstellungen auf:

• Freigabe-Label: ein Name für den Link, praktisch, wenn Sie mehrere Links haben.
• Passwort festlegen (1): vergeben Sie ein Passwort für den Link. Senden Sie das Passwort über einen anderen Kanal als den Link selbst, zum Beispiel den Link per E-Mail und das Passwort per SMS.
• Ablaufdatum setzen (2): nach diesem Datum funktioniert der Link nicht mehr.
• Download verbergen (3): der Empfänger kann die Datei ansehen, sieht aber keine Download-Schaltfläche. Wirklich verhindern lässt sich das Herunterladen damit nicht; einen Screenshot machen ist immer möglich.
• Notiz für den Empfänger (4): eine kurze Erklärung, die der Empfänger beim Link sieht.
• Beperk downloads (5): der Link funktioniert nicht mehr, nachdem die Datei eine bestimmte Anzahl Mal heruntergeladen wurde.

Klicken Sie auf Freigabe aktualisieren (6), um Ihre Änderungen zu speichern. Mit Freigabe löschen widerrufen Sie den Link.

Was sieht der Empfänger?

Der Empfänger öffnet den Link in seinem Browser. Ein PDF oder ein Foto öffnet sich sofort im Browser; bei einem Ordner sieht er die Dateien im Design Ihrer WebOké Nextcloud. Je nach Rechten kann er ansehen, herunterladen oder bearbeiten. Ein Konto benötigt er dafür nicht.

Mehrere Links und Links widerrufen

Sie können für dieselbe Datei mehrere Links erstellen, zum Beispiel einen eigenen Link pro Kunde, jeweils mit eigenem Passwort oder Ablaufdatum. Einen Link widerrufen Sie im Menü des Links mit Freigabe aufheben. Der Link funktioniert dann sofort nicht mehr.

Hinweis: ein Link ohne Passwort funktioniert für jeden, der ihn hat, auch wenn er weitergeleitet wird. Geben Sie vertrauliche Dateien frei, verwenden Sie dann immer ein Passwort und ein Ablaufdatum.

Welche Links Sie insgesamt erstellt haben, sehen Sie in Dateien unter Freigaben, siehe Mit Ihnen geteilt: Übersicht, ablehnen und erneut teilen.